Le Groupe Tchoum recherche une personne expérimentée et motivée qui apporte un soutien administratif à une personne ou à une équipe au sein d’une entreprise ou d’une organisation. L’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’effectuer des tâches variées telles que répondre et orienter les appels téléphoniques, planifier les rendez-vous et les réunions, tenir à jour les dossiers et les registres, coordonner les déplacements, rédiger et mettre en forme la correspondance, organiser et gérer les fournitures et le matériel de bureau.

Responsabilités:

• Répondre aux appels téléphoniques et les diriger : Les assistants administratifs sont souvent le premier point de contact pour les visiteurs et les personnes qui appellent et sont chargés de répondre aux appels téléphoniques et de les diriger vers la personne ou le service approprié.
• Fixer des rendez-vous et des réunions : Les assistants administratifs gèrent les emplois du temps des personnes ou des équipes, y compris la programmation et la ré-programmation des rendez-vous, des réunions et des conférences.
• Tenue de dossiers et d’enregistrements : Les assistants administratifs créent et tiennent à jour des dossiers et des enregistrements organisés, qui peuvent comprendre des documents électroniques ou papier, de la correspondance et des rapports.
• Coordonner les préparatifs de voyage : Les assistants administratifs organisent les voyages, y compris la réservation de vols, d’hôtels et de voitures de location, et gèrent les itinéraires de voyage.
• Rédiger et éditer la correspondance : Les assistants administratifs rédigent et éditent de la correspondance, telle que des lettres, des mémos et des courriels, pour le compte de leur supérieur ou de leur équipe.
• Organiser et gérer les fournitures et équipements de bureau : Les assistants administratifs veillent à ce que le bureau soit bien approvisionné en fournitures, notamment en papier, en stylos et en toner, et peuvent également gérer l’équipement de bureau tel que les imprimantes, les photocopieuses et les scanners.
• Effectuer des tâches administratives générales : Les assistants administratifs effectuent une série de tâches administratives générales, telles que la télécopie, la numérisation, la photocopie et la saisie de données.

Exigences:

• Formation : Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est généralement exigé, et certains employeurs peuvent préférer des candidats titulaires d’un diplôme universitaire ou d’un certificat dans un domaine connexe.
• Expérience : Une expérience préalable dans un rôle administratif est souvent préférée, bien que certains employeurs puissent offrir des postes de débutant à des candidats sans expérience préalable.
• Compétences en communication : De solides compétences en communication sont essentielles pour les assistants administratifs, car ils interagissent régulièrement avec des collègues, des clients et d’autres parties prenantes.
• Compétences informatiques : La maîtrise d’applications logicielles telles que le traitement de texte, les tableurs et les bases de données est généralement requise pour les postes d’assistants administratifs.
• Compétences organisationnelles : Les assistants administratifs doivent être très organisés et capables de gérer simultanément plusieurs tâches et priorités.
• Souci du détail : Les assistants administratifs doivent avoir le sens du détail et être capables de relire des documents avec précision et de tenir des registres exacts.
• Compétences interpersonnelles : Les assistants administratifs doivent être capables de travailler en bonne intelligence avec les autres, y compris les collègues, les superviseurs et les clients.
• Flexibilité : Les assistants administratifs doivent faire preuve de souplesse et d’adaptabilité, car ils peuvent être amenés à gérer des tâches inattendues et des changements de priorités.
• Professionnalisme : Les assistants administratifs doivent faire preuve d’un grand professionnalisme à tout moment, car ils sont souvent le visage de l’organisation et représentent leurs supérieurs et leurs équipes.